Que ce soit une petite entreprise ou une grande enseigne, pour mieux gérer les activités et garantir leur réussite, il est mieux de s’équiper d’un bon logiciel de gestion de projet. Toutefois, les multiples outils proposés sur le marché ne présentent pas tous les mêmes fonctionnalités. Si certains sont en mesure de répondre au réel besoin d’une entreprise et de son activité, d’autres le sont moins. Une étude des offres est donc nécessaire pour trouver le bon logiciel, en partant du besoin réel de l’entreprise.
Partir du besoin réel de l’activité
Piloter un projet n’est pas une tâche mince à faire. On peut facilement être submergé par une tonne d'informations sans un moyen permettant de suivre et de gérer le projet dans sa globalité. C’est pourquoi, les logiciels de gestion de projet sont conçus. Toutefois, les fonctionnalités peuvent ne pas correspondre aux besoins d’une entreprise. Procéder à un tri rationnel des offres existantes est donc de mise afin de déterminer l’outil de gestion de projet adapté à l’activité de l’entreprise.
Dans ce contexte, il faut partir du réel besoin de l’entreprise ou du projet en question : s’agit-il d’un projet nécessitant plusieurs corps de métier ? Si oui, l’équipe ou les équipes sont-elles regroupées sur un même site ou éparpillées à l’extérieur de l’entreprise ? Il en va de même pour la partie communication et partage des documents : ces fonctionnalités, sont-elles nécessaires pour le bon déroulement de l’activité ? Etc. Procéder à ce type d’enquête va vous permettre de déterminer les fonctionnalités dont vous aurez besoin, et donc, l’outil le plus adapté.
En fonction de la taille du projet, les fonctionnalités obligatoires
Pour un projet à taille moyenne, un simple Dashboard peut suffire. Toutefois, le Dashboard en question doit être en mesure de permettre la visualisation, le contrôle et l’exploitation des données indicateurs de performances ou KPI (Key Performance Indicator). Cette fonctionnalité va vous permettre de voir si un objectif est atteint ou non. Il permet également une meilleure gestion des tâches, des collaborateurs. Qui fait quoi ? Quelles sont les tâches en cours, celles qui restent à faire et celles qui sont achevées ?
Pour les projets de grandes envergures, nécessitant l’intervention de plusieurs collaborateurs, un outil de gestion de projet collaboratif est plus en adéquation au besoin. Disposant de fonctionnalités avancées, ce type de logiciel permet en effet de faciliter certaines tâches. Comme le partage de document, l'échange avec le système de messagerie.
Un outil facile à manipuler, capable de sécuriser les données
Un logiciel de gestion de projet peut être équipé de nombreuses fonctionnalités avec un design tape à l'œil. Cependant, en termes de maniabilité, ils peuvent être assez complexes. Opter pour ce type d’outil peut générer un blocage, un ralentissement sur la réalisation, car la prise en main nécessite un temps d’adaptation considérable. Il est donc essentiel de choisir un outil de gestion de projet permettant une prise en main facile tout en étant efficace.
Par ailleurs, l’efficacité de ces types d’outils réside également dans sa capacité à protéger les données d’une entreprise. Cela concerne notamment les documents partagés. En fait, les logiciels en ligne sont toujours sujets à des tentatives de piratages. À l’ère des appareils mobiles, l’accès à distance, en travail collaboratif est essentiel. Le fait de maintenir une sécurité informatique fiable est plus que nécessaire. Il est donc primordial de s’orienter vers un outil capable de protéger les données en ligne.